令和4年1月1日から改正電子帳簿保存法が施行されます。国税庁のＱ＆Ａも新しく更新されておりますので、そちらも併せて
改めてこの制度についてご紹介していきたいと思います。
今回は制度の概要・対象取引について主に触れていきますが、次回は「実務上何をすれば良いのか」という現場の運用にまで
踏み込んでいければと思いますので、是非ご覧ください。
１．電子帳簿保存法とは
「原則紙での保存が義務づけられている帳簿書類について一定の要件を満たした上で電磁的記録（電子データ）による保存
を可能とすること及び電子的に授受した取引情報の保存義務等を定めた法律」
と規定されています。
電磁的記録による保存は、次の3つに区分されます。
①電子帳簿等保存
電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存
会計ソフト等で仕訳帳・総勘定元帳などの帳簿を作成した場合、又は、貸借対照表・損益計算書などの決算申告に関わ
る書類を作成した場合に、書面ではなく電子データのまま保存することをいいます。
こちらを行うためには、税務署長の事前承認が必要となります。
※令和4年1月1日以後に保存を行う書類については事前承認が不要となりました。
②スキャナ保存
紙で受領・作成した書類を画像データで保存
取引相手から届いた注文書や請求書・領収証などの書類をスキャナで読み取り、画像データとして保存することをいい
ます。こちらについても、税務署長の事前承認が必要となります。
※令和4年1月1日以後に行うスキャナ保存については事前承認が不要となりました。
また、保存後のデータ改変を防止するためタイムスタンプの付与等も要件に含まれています。
③電子取引
電子的に授受した取引情報をデータで保存
注文書や請求書・領収証に通常記載される事項を取引情報といいますが、この取引情報をメールなどの電磁的方法によ
ってやり取りした場合には、そのデータを一定の方法により保存しなければならない、という制度です。
ここまででお気付きになられたと思いますが、①②と③には決定的な違いがあります。
③電子取引については、「しなければならない」という義務規定なのです。
電子取引なんて関係ないと思って油断していると、意外な所で実は電子取引を行っていた、ということが起こり得ます。
この機会に自社が普段行っているやり取りを見直し、電子取引に該当するものがないかしっかりと確認しましょう。
※以下、取引情報の記載された書類のことを「請求書等」と省略記載します。
２．電子取引の種類
（1）電子メールにより請求書等のデータ（ＰＤＦファイル等）を受領
請求書等が添付された状態でメールを授受する場合には、電子取引に該当します。
メールの本文に取引情報が記載されている場合にも、電子取引に該当します。
※メール自体に取引情報の記載がなく添付ファイルにのみ取引情報が記載されている場合には、添付ファイルだけが
保存対象となります。
（2）インターネットのＨＰからダウンロードした請求書等のデータ又はＨＰ上に表示される請求書等のスクリーンショット
を利用
アマゾンなどの通販をイメージしていただくのが良いと思いますが、専用サイトにログインしてＷｅｂ上で購入履歴な
どの明細を確認されると思います。Ｗｅｂ上で明細（＝取引情報）を確認するという行為が電子取引に該当しますので
「明細を印刷しておけば良い」とはなりません。
購入履歴の表示期間が終了する前にＰＤＦ等の形式でデータを保存する必要があります。
（3）電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
クラウドサービスの利用はメールのように直接取引情報を授受するものではありません。
しかし、請求書等のデータをアップロードし、それを当事者双方で共有するのが一般的ですので、「取引情報の共有」
という行為が取引情報の授受にあたると考えられ、電子取引に該当します。
（4）クレジットカードの利用明細データ、交通系ＩＣカードによる支払いデータ、スマートフォンアプリによる決済データ
等を活用したクラウドサービスを利用
（2）のケースと似ていると思いますが、こちらも「Ｗｅｂ上で取引情報の確認を行う」という点で電子取引に該当しま
す。勿論、明細の表示期間内にデータを保存していただく必要があります。
（5）特定の取引に係るＥＤＩシステムを利用
ＥＤＩシステムを日本語で表すと「電子発注システム」となります。
企業間取引で発生する契約書や受発注書などの帳票のやり取りをインターネット上で行うシステムのことだとお考え下
さい。こちらも、取引情報をデータで保存しておかなければなりません。
（6）ペーパレス化されたＦＡＸ機能を持つ複合機を利用
請求書等がＦＡＸで送られた場合、受信データが全て紙で出力される場合には電子取引には該当しません。
それはつまり、請求書等が郵送で送られた場合と何も変わらないからです。
しかし、受信データが自動的に転送され保存される機能を持つ複合機を利用する事業主様は少なくないと思います。
この場合には電子取引に該当し、電子データの保存が必要となります。
（7）請求書等のデータをＤＶＤ等の記録媒体を介して受領
記録媒体を介して請求書等を授受するという方法に出会ったことはないのですが、こちらも勿論電子取引に該当します
ので電子データの保存が義務付けられることになります。
いかがでしたでしょうか。
売上・仕入・経費を全て思い返してみると、何かしら当てはまる項目がありませんでしたか？
「見直してみると電子取引に該当するやり取りがあったが、実際に何をどうすれば良いのか？」と思われますよね。
データの保存にもいくつか満たさなければならない要件があります。
そこで次回はこの制度の「実務上の運用」についてご紹介したいと思います。