☆☆改正電子取引情報保存制度に備えて事務処理規程作成のススメ☆☆

令和3年度の税制改正において、電子帳簿保存法の改正が行われました。(令和4年1月1日施行)

「ウチには関係ない話だろう」と思っていても、電子取引の範囲は意外に広いものです。

請求書などの書類は全て紙に印刷して保存しているから問題ないのでは?__いいえ、問題ありです。

電子取引に該当する場合には、紙出力保存が認められなくなります。(令和4年1月1日以降)

 

電子帳簿保存法の令和3年度税制改正も踏まえつつ、今回は「電子取引」についてご紹介します。

ペーパレスの動きは一層進んでいくと思われますので、今現在は該当していなかったとしても、この機会に今一度ご確認いた

だければ幸いです。

 

1.電子帳簿保存法

  そもそも電子帳簿保存法とは、

  「紙保存が義務付けられている帳簿書類について一定の要件を満たした上で電磁的記録(電子データ)による保存を可能

  とすること及び電子的に授受した取引情報の保存義務等を定めた法律」

  と規定されています。

 

 電磁的記録による保存は、大きく次の3つに区分されます。

  ①電子帳簿等保存

   電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存すること

  ②スキャナ保存

   紙で受領・作成した書類を画像データで保存すること

  ③電子取引

   電子的に授受した取引情報をデータで保存すること

  ※取引情報とは、注文書・契約書・送り状・領収書・見積書その他これらに準ずる書類に、取引に関して通常記載される

   事項をいいます。

 

普段、この電子帳簿保存に意識を向けていない事業主様であっても、意外と見落としてしまいがちなのが「③電子取引」にな

ります。

 

2.「電子取引」

  「電子取引」とは、取引情報の授受を電磁的方式により行う取引をいいます。

  例えば、以下のようなやり取りは全て「電子取引」に該当します。

  (1)電子メールにより請求書や領収書等のデータを受領

  (2)インターネットのHPからダウンロードした請求書や領収書等のデータ又はHP上に表示される請求書や領収書等の

    画面印刷を利用

  (3)電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用

  (4)クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ

    等を活用したクラウドサービスを利用

  (5)特定の取引に係るEDIシステムを利用

  (6)ペーパレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用

  (7)請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領

 

注文書や請求書をメールに添付してやり取りしている場合は(1)に該当します。

得意先が使用している専用の受発注サイトでやり取りをしている場合も(2)(3)や(5)に該当します。

 

現状では、経過措置によりこうした電子取引を行っている場合であっても紙出力保存が認められていますが、本改正が施行さ

れる令和4年1月1日以降はそうはいきません。

電子取引に係るデータは全て電子で保存する必要があります。

 

3.電子データの保存方法

  それでは一体どうすれば良いのか、順番に見ていきましょう。

  電磁的記録の保存には真実性や可視性を確保するための以下①②の要件を満たす必要があります。

 

  ①可視性の確保(以下の全てを満たす必要があります)

  (1)保存場所に、パソコン等・ディスプレイ・プリンタを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速や

    かに出力できるようにしておくこと

  (2)取引年月日・取引金額・取引先を検索できる機能を確保すること

   ※施行日までは勘定科目、その他帳簿の種類に応じた主要な記録項目による検索機能も必要 

  (3)自社開発のプログラムを使用する場合には、システムの概要を記載した書類を備え付けること

 

  ②真実性の確保(以下のいずれかの条件を満たす必要があります)

  (1)タイムスタンプが付与されたデータを受領

  (2)受領後遅滞なくタイムスタンプを付与

  (3)データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用

  (4)訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定、運用、備付け

 

①可視性の確保については、パソコン・プリンタなどのOA機器が整備された環境で、サーバーなどに検索可能な状態でデー

タが保存されていれば要件を満たすと言えるでしょう。

②真実性の確保については、タイムスタンプをすでに利用されている場合を除き、(4)事務処理規程の策定で要件を満たす事

主様が多くなるのではないでしょうか。

事務処理規程に定めなくてはならない項目は現時点で具体的に明示されていませんが、国税庁のQ&Aに事務処理規程の例示

がございますので、ご参考になさってはいかがでしょうか。

近日中に新たなQ&Aが公開されるとの情報もございますので、公開されましたら改めてご紹介したいと思います。

 

(参考)国税庁 電子帳簿保存法Q&A

   ※令和2年6月に公表されたQ&Aになります。

 

――令和3年8月3日追記――

令和4年1月1日以後保存等を開始する方向けに新たなQ&Aが公開されました。

国税庁 電子帳簿保存法Q&A~令和4年1月1日以後に保存等を開始する方~